Как да напиша бизнес писмо

Anonim

Без да знаете как да напишете бизнес писмо, е доста трудно да го компилирате правилно. За да напишете компетентен документ, трябва да знаете целия набор от изисквания, правила и бизнес практики.

Бизнес кореспонденция - това е начин на комуникация и предаване на информация, насочена към опазване, спиране, възобновяване и формиране на отношения с партньори, служители и изпълнители ( доставчици, купувачи ).

Типове бизнес букви

Голямо разнообразие от бизнес писма се дължи на развитието на пазарна икономика и нарастващата нужда от трансфер на информация между контрагентите. Електронната поща, поради бързината и наличността, се е утвърдила в използването на търговски и правителствени структури. Масовото използване на бизнес послания в ежедневието доведе до увеличаване на тяхното разнообразие. В тази връзка няма една единствена класификация. Можете да различите следните типове бизнес букви:

  1. Гаранция . Съдържанието е насочено към искането, но с гаранция за изпълнение на задълженията от негова страна. Формулировката на тези писма е следната: "Ние Ви молим да изпратите стоките (продуктите, услугите и др.). Плащането е гарантирано преди датата (дата)".
  2. Търговска оферта . Най-разпространеното писмо, което организациите използват, за да осъществяват дейността си почти ежедневно.По същество това е бизнес писмо относно сътрудничеството. Организацията действа като инициатор със специално предложение за партньорство с определени условия.
  3. Уведомяване . Съдържанието е насочено към отчитане на определена информация, която е необходима за по-нататъшно взаимодействие. В търговските организации най-често срещаният пример за такова писмо е известие за промяна на детайли (когато служех банка).
  4. Оферта . Текстът има търговски характер за доставката на стоки или услуги. Това е бизнес писмо на сътрудничество, което включва всички съществени условия на договора за споразумението за доставка и обслужване. Най-важните термини на Гражданския процесуален кодекс, са на името на услугата или продукта, цена, време, място. При липсата на тези данни, документът не предлага се счита, както и търговската собственост, се нарича.
  5. Жалба (официална жалба). Съдържанието на текста изпратен да уведоми получателя на непълни или лошо качество на изпълнение на задълженията. Най-често тези букви се придружават от дефектни продукти. Договорът за стандартна услуга или доставка на клауза, която гласи, че за неизпълнение или неточно изпълнение на задълженията, предвидени санкции. Обратното броене за изчисляване на санкции е въпрос, считано от датата на писмената жалба.
  6. Писмо за начало . Пример за това е инвентаризация на инвестициите в плика. Той се използва най-често при изпращане на пакет документи по пощата. В случай на изпращане на документи за участие в търгове, списъкът на инвестициите е задължителен.
  7. Потвърждение за получаване на документи и писма .Е израз на уважение, тя се счита за добра форма и не е задължителна.
  8. Моля, . Текстът съдържа позоваване на искането. Тя започва с думите "Моля", "моля те." Най-често лечението е искане за повторно изпращане на счетоводни документи. При доставката на стоки и фалшиви фактури често не достигат сметките (не изпраща заедно със стоките, предадени от неупълномощено лице, и така нататък. Г.). Ето защо, с искане да дублира тези документи е често срещана практика.
  9. напомняне . Съдържанието на текста информира подхода на появата на един определен момент (задълженията план, до края на срока на договора, датата на събитието, и така нататък. Г.). Един пример за такова писмо е известие от осигурителните институции на изтичане на срока на политиката. Това учтивост е под само едновременни информационни цели и търговска оферта възможност за използване на услугите на фирмата отново. Той е удобен, тъй като е вероятно любезно и ненатрапчиво да удължи договора.
  10. Поздравления . Бизнес писмо, чието съдържание е насочено към поздрав за всеки празник.
  11. покана . Най-разпространени са покана за конференцията и изложбата. Друг успешен допълнителен инструмент, за да си напомням партньор за по-нататъшно сътрудничество.

Според броя на лицата (компании) са следните видове бизнес писма:

  • Circular (насочени срещу няколко лица);
  • стандарт (насочено към един адрес, определен човек).

Най-често срещаните кръгови буквите са покани, известия и информационни съобщения (около предстоящите промени).

Правила за написване на бизнес писмо

Бизнес писмото трябва да бъде съставено правилно, без правопис, пунктуация и стилистични грешки. Наличието на очевидни и груби грешки отблъсква получателя, създава впечатление за късогледство, неграмотност. Вероятността за партньорство след получаване на такива текстове рязко пада.

Преди да напишете бизнес писмо, трябва да решите за неговия тип (известие, покана за покана и т.н.). Прекъсване на текста в параграфи, което ще улесни възприемането на представената информация. Ако съобщението трябва да бъде получено преди дадена дата, по-добре е да го изпратите чрез услуги за експресни доставки или по електронна поща.

Основните правила на търговското писмо са, както следва:

  • автентичността на информацията в съдържанието;
  • пълнотата на съдържанието;
  • резюме (за предпочитане не повече от 1 страница, останалата част от информацията може да бъде приписана на приложението);
  • липса на грубост, неутрален тон;
  • липса на блокове, корекции, прекъсване;
  • използването на жаргон и народна дума е неприемливо;
  • съкращенията на думи са нежелателни;
  • Липса на емоционална оценка (само факти).

Правилата на бизнес писмото установяват липсата на флористични и двусмислени фрази. Едно съобщение трябва да има една тема, една цел. Наличието на няколко теми е допустимо само ако са взаимосвързани. В противен случай се изпращат няколко имейла.

Писмата са написани на бланката на организацията.

Текстът трябва да бъде съставен и съставен в съответствие с общоприетите правила. Всяка организация има своя собствена форма, която служи като визитна карта. За да изпратите писма по пощата, е за предпочитане да напишете текст на печатна форма.На практика организациите често печатат свои собствени на цветен принтер.

Когато получава доброволно бизнес писмо, той уведомява изпращача за разписката си.

Изготвяне на бизнес писма

Преди да се създаде бизнес писмо, че е необходимо да се знае изискванията за структура, стил и дизайн. Впечатлението от добре написания документ може да разваля само един недостатък. Записването на бизнес писмо изисква познаване на всички негови реквизити, които ще бъдат въведени.

Структурата на бизнес писмо

Официалният език на Руската федерация се фокусира върху изискванията на ГОСТ Р 6 30-2003. Изготвянето на бизнес писмо се основава на много параграфи от този документ. Тази GOST урежда основните изисквания на буквите и тяхната последователност. Трябва да се отбележи, че редът на детайлите и местоположението им имат консултативен характер. Следователно структурата на бизнес писмо често е различно за различните организации. Това не е нарушение. GOST съдържа 30 елемента от реквизити. В бизнес кореспонденцията не всички се използват.

Областта на заглавната част на документа се състои от две части. В горния ляв ъгъл или по средата на листа да бъде подпечатан, която включва:

  • име на организацията;
  • пощенски адрес;
  • TIN, CAT;
  • данни за контакт;
  • банкови данни;
  • имейл;
  • дата и номер на писмото;
  • бележка за получаването.

в горния десен ъгъл показва името на организацията, позицията на получателя в родителен падеж, име му, Фамилия Пример бизнес писма (стандартни подробности):

По-долу е глава ( като документ или да го гледат >). Името на документа ( уведомление, известие и т.н. ) е посочено тук. Следващата статия е въведението.Може да започне с думите "Скъпа". Тук обжалването трябва да бъде по име и патроним, например "Скъпи Юрий Иванович!". В писмо до слугите на църквата обжалването трябва да бъде според степента. Тук трябва да сте изключително предпазливи и да изясните точната формулировка.

Следващият елемент от документа, отива директно на самия текст, който трябва да съдържа следната структура:

уводна част (причината, целта, причината за писане);

  • основната част (решения, предложения, същност, препоръки);
  • последната част (искане, оферта и т.н., резултат от основната част);
  • учтивост формула (фразата "по отношение", "с надеждата за дългосрочно и взаимноизгодно сътрудничество", "с надеждата за разбиране", и т.н. …);
  • позицията на главата и неговия подпис;
  • позоваване на заявления (ако има такива);
  • Пълно име на отговорния художник с данни за контакт.
  • Печатът трябва да бъде поставен на гаранционни писма, оферти и оплаквания. В търговската, напротив, не се препоръчва. Печатът не трябва да заема повече от 2/3 от подписа на служителя.

Пример за бизнес писмо

стил Бизнес писане

Когато пишете писма до съответния официален бизнес стил. Езикът на бизнес буквите се характеризира със следните характеристики:

точност на предоставянето на информация;

  • официалност;
  • смислено, но кратко изявление;
  • обективност и структура.
  • Опитайте се да посочите същността на въпроса с кратки прости изречения. Не претоварвайте текста с прилагателни, подчертавайте глаголите. Не е необходимо да се прилагат изключително специализирани и малко известни термини, които могат да бъдат непонятни за читателя. Това ще доведе до отхвърляне от получателя на писмото. Струва си да се използват прости думи.

Бизнес стилът на писмото изключва малко информативни и "

вода текстове. Колкото е възможно повече подробности и факти. Не довеждайте до крайната част на дългите и ненужни завои. Но същевременно избягвайте наличието на нелогични и непоследователни параграфи. Всеки параграф трябва да има една конкретна мисъл. Необходимо е също така да се изключат движенията на участието и рекламите. Проверете написаното по ухото. Бизнес стилът на писане идва с време и опит. Съобразявайки се с основните правила, вие ще знаете как да напишете бизнес писмо и да овладеете уменията за писане на официални документи за всеки предмет. Полезни връзки:

Професионална деформация на личността

Писменото бизнес писмо винаги трябва да е в неутрален тон. Същият тон също се третира. При никакви обстоятелства

не трябва да бъде написано " Добър ден (вечер, сутрин, ден) ". По-грамотен ще напише официално " Здравейте ". Най-добрият вариант би бил поздравът да се обърнете по име и патроним. Ако имате съмнения относно надеждността на информацията за тези данни, не е необходимо да пишете "Здравейте, господине (госпожо)". Няма значение колко време е официалната кореспонденция, обжалване на бизнес писмото до партньор в кратка форма на името не може да се използва (An, Wang, и така нататък. Г.).

  • Призивът към "вас" помага да поддържате междуличностното разстояние и е проява на уважение към човек, който е по-висок и по-възрастен. Но в някои компании призивът в рамките на звената, независимо от позицията, се приема за "Вие".

Не пишете "Уважаеми господине" без последващо обжалване по име. Трябва да се избягва и отрязва господин г-жа. След като кандидатствате съгласно правилата на руския език, винаги се поставя удивителен знак. Пример: "Уважаеми Станислав Игоревич!"

Когато се говори за група хора, е уместно да напишете "Уважаеми господа!". В последната част от опциите, може да се прилага:.. "С уважение," "Най-добри пожелания", "С поглед напред към сътрудничеството" и т.н. са на лечение трябва да носят официален приятелски тон.

Регистрация на бизнес писмо

Няма строги изисквания за регистрация. Препоръките от горепосочената ГОСТ, тъй като те не се изискват, често се пренебрегват. Има определени правила, приети в света на бизнеса. Препоръчва се да се направи бизнес писмото, както следва:

формулярите могат да бъдат не само ъглови, но и надлъжни;

  • вдлъбнатините на горния, долния и левия ръб са 20 mm, от дясно - 10 mm;
  • текстът е направен в шрифт Times New Roman, размер 12-14;
  • ако буквата е съставена от повече от 1 лист, след това номерирането на всеки;
  • всяко приложение има отделно номериране;
  • в горния ляв ъгъл се поставя номерът на изходящия документ, който се въвежда в дневника.
  • Дата на документа обикновено се показва в горния ляв ъгъл, но е допустимо да се посочи в долната част, след основния текст. Стандартният формат е регистрацията на числото, месеца и годината с арабски цифри. Пример, 25. 07. 2017 г. Големината на месеца също е приемлива. Пример: "25 юли 2017 г."

Подпис "подпис" се състои от пост и дешифриране на подписа. Например:

директор на ООО "компания" И. И. Иванов

Ако текстът на документа е на бланка, на името на фирмата не е уточнен.

Ако документът е подписан от няколко лица, тогава подписът им е един след друг в низходящ ред.Пример:

директор на ООО "компания" И. И. Иванов

Главен счетоводител А. Петрова

Официален подпис, поставен на документите, свързани с финансовите ресурси.

В края на документа или на обратната страна лицето, което отговаря за телефона за контакт, е маркирано. Подписът му не е необходим.

Електронно бизнес писмо

Всяка организация получава и изпраща десетки имейли дневно. Електронната поща е най-достъпното и най-бързо средство за комуникация, което позволява обмен на документи от официално естество.

Електронното бизнес писмо се състои от части:

тема;

  • Поздрав:
  • същността на писмото (кратък текст, ако основната част е изпратена в приложението);
  • подпис с данни за връзка.
  • Когато изпращате съобщения, трябва да попълните всички полета (адрес на подателя, адресат, предмет на писмото, заявка). Регистрацията трябва да се извърши със следните правила:

Въведете вашето име, фамилия или името на организацията, от чието име изпращате документа в настройките за електронна поща. Това ще намали вероятността съобщението ви да бъде изпратено в папката "Спам" и ще увеличи доверието в съдържанието.

  1. Полето "Предмет" е задължително. Трябва да се състои от кратко заглавие (не повече от 5 думи) и да съответства на съдържанието.
  2. Поздрави в електронни съобщения е написано в съответствие с правилата на стандартното писмо.
  3. Същността (целта) се определя, като се вземат предвид правилата на традиционните документи. За разлика от текста, електронната система е трудно да се композира в красиво оформена форма. Затова те пишат кратка допълнителна информация и главният текст се изпраща в прикачен файл. Не пишете за едно и също нещо в тялото на писмото и приложените документи.Ето кратка допълнителна информация, която не е включена в приложението или съдържанието, което изисква обяснение. Разделете текста на тялото в параграфи с липсваща линия, което ще спомогне за подобряване на неговата четимост.
  4. Подписът се състои от посочване на пощата на подателя, фамилното му име и имената на патронимичния (можете да го назовате само име или патронимик). По-долу ще намерите информация за връзка, фирмен уебсайт и лого, ако желаете.
  5. Подписът може да бъде направен веднъж, в настройките на пощенската услуга. Затова трябва да обърне специално внимание на него. Електронното бизнес писмо завършва с подпис. Пример:

С уважение, Търговски директор

LLC "ADOT"

I.Tapochkin I.

Тел. 8 (348) 22-32-48

8-909-208-208-0

Електронна поща

adot @ gmail. com В този пример името и патронимата са представени като инициали. Тази опция е приемлива, но не се изненадвайте, когато в отговор на имейл ще бъдете извикани с въпроса: "Как мога да се свържа с вас?". Не създавайте ненужни усложнения. Посочете цяло име и патроним.

Запазване на историята на кореспонденцията.

Не отговаряйте на ново съобщение, но с отговор на полученото съобщение. Това ще ви помогне да не търсите предишната информация, да ви напомня за получателя и да намалите вероятността от изпращане на съобщението до спам.

Няма времева рамка за изпращане на отговор на полученото писмо. Но е обичайно да се реагира в рамките на няколко часа, поне в рамките на един работен ден. Ако отговорът изисква повече време, трябва да напишете официален отговор. Как да напишем бизнес писмо, последвано от отговор, е дадено по-долу.

"Здравейте, Благодарим Ви, че проявявате интерес към нашата компания." Нашите специалисти ще се свържат с вас в близко бъдеще. "

  • " Здравейте, Вашето писмо беше прието и прието за разглеждане.Отговорът ще бъде изпратен в рамките на три работни дни. Благодарим Ви за разбирането "
  • Опитайте се да отговорите в неутрален тон, дори и да е, за да получите гневно писмо-жалба. Може да даде официален отговор по-късно. На този етап е важно да стане ясно на подателя, че тя не може да се игнорира, а не да се влоши положението.

Пример бизнес писане

Регистрация на бизнес писмо, независимо от неговата форма не се променя значително. Но съдържанието вече има значителни разлики за всеки отделен вид. най-често срещаните документи, за създаването на които има сложността на това как да се напише писмо бизнес, са грам. Arantiynoe писмо и жалбата долу са примери за съдържанието на всеки

Гаранция Бизнес Писмо на пробата:..

В писмото на гаранция винаги е отбелязан реален и точен период от време, през който плащането ще бъде направено обещания длъжни да плащат веднага след като ние, които. -Това ще плати, и така няма да се използва за определяне на точните данни на документа, върху който ще се извърши плащане и доставка

жалба на пробата: …

твърдението винаги се определя на основата на придобиване (касова бележка, фактура и т.н.), дата на закупуване, името e и броя на дефектните единици.

В последната (обобщена) част трябва да посочите една заявка. Това е или замяна, или възстановяване или възстановяване. Напишете искане, направете или не направете това или това. Беше решено да се съгласим устно с доставчиците най-добрият изход от ситуацията. Не пишете веднага гневни и последни призиви. Това е допустимо само ако страната многократно е нарушила задълженията си, не е компрометирала и напълно отказва да изпълни задълженията си.